Die Top 10 ERP-Systeme
für KMU – bis 50 Mitarbeitende

Wer sich zum ersten Mal auf dem ERP-Markt umschaut, kann von der Auswahl schnell überfordert sein: Von kostenloser Open-Source-Software über spezielle Branchenlösungen bis hin zu mächtigen Enterprise-Lösungen wie Oracle Netsuite oder SAP S/4HANA ist alles dabei. Damit Sie bei den verschiedenen ERP-Systemen den Überblick behalten, konzentriert sich unser ERP-Vergleich bewusst auf ERP-Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen mit Teams bis 50 Mitarbeitende. Wir zeigen die Top-Anbieter im Überblick: etablierte Hersteller mit breitem Funktionsumfang und kleinere Anbieter, die ihre ERP-Software gezielt auf bestimmte Abläufe, Branchen und Integrationen ausrichten. In unserer Top-10-Auswahl erfahren Sie auch, welche Stärken ein modernes ERP-System mitbringen sollte – und wie Sie eine passende Lösung finden, die Ihre Geschäftsprozesse effizient abbildet.

Unsere Auswahl basiert auf Projekterfahrungen von softwertraum sowie ergänzender Recherche bei Herstellern und Fachquellen. Ziel ist eine praxisnahe Orientierung, für Unternehmen, die ein neues ERP implementieren wollen.

1. Was ist ein ERP? Kurz erklärt!
2. ERP im Einsatz: wer arbeitet überhaupt damit?
3. Funktionen einer ERP-Lösung
4. Vorteile und Nutzen von ERP‑Systemen
5. Wie unterscheiden sich ERP-Systeme?
6. Was muss ein ERP für KMU können?
7. Die Top‑10 ERP‑Systeme für KMU
8. Die Systeme im direkten Vergleich
9. Cloud oder on‑premises?
10. Wie das passende ERP-System finden?
11. Fazit
12. FAQ

ERP im Einsatz: Wer arbeitet überhaupt damit?

Ein ERP ist keine Insellösung, sondern eine gemeinsame Plattform, die mehrere Mitarbeiter bedienen. Die Adress- und Stammdatenverwaltung nutzen viele Teams parallel. Der Vertrieb pflegt Leads, Angebote und Aufträge, das Lager steuert Bestände und Wareneingänge, Controller werten Projekte aus, und die Buchhaltung bucht Belege bzw. bereitet Unterlagen für die Steuerberatung vor. Welche Bereiche Sie abbilden, hängt von Prozessen, Strukturen und Zielen ab – gute Systeme wachsen mit und lassen sich im späteren Verlauf erweitern.

Welche Funktionen und Module hat eine ERP-Lösung?

Ein ERP-System integriert unterschiedliche Funktionsbereiche. Die meisten ERP-Systeme bieten folgende typische Module an:

• Finanzwesen und Controlling – Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Kostenrechnung, Auswertungen
• Warenwirtschaft und Einkauf – Artikelstammdaten, Bestellungen, Lager, Disposition, Warenein/-ausgang
• Vertrieb und CRM – Adressen, Leads/Deals, Angebote, Aufträge, Serviceprozesse
• Produktion und Projektmanagement – Planung, Ressourcensteuerung, Zeiten, Projektkosten, Fortschritt
• Personal (HR) – Personalstammdaten, Zeiterfassung, Abwesenheiten, ggf. Lohn & Gehalt
• Dokumentenmanagement – Belege, revisionssichere Ablage, Freigaben, digitale Workflows
• E-Commerce und Logistik – Schnittstellen zu Shops/Marktplätzen, Versand, Retouren
• Analytik und Reporting – Kennzahlen, Dashboards, Reports
• KI-Integration – z. B. Belegerkennung, Vorschläge/Prognosen, automatische Prüfungen und Datenerfassung

Welche Vorteile und Nutzen bringt ein ERP System?

Ein ERP schafft eine zentrale Datenbasis und verbindet Abläufe über alle Bereiche hinweg. So entsteht weniger Reibungsverlust – und mehr Kontrolle im Alltag.

• Transparenz und Übersicht: Alle relevanten Daten und Vorgänge sind an einem Ort – statt verteilt in Excel, E-Mails oder Insellösungen.
• Effizienz und weniger Fehler: Wiederkehrende Schritte werden automatisiert, Doppelarbeit sinkt, Medienbrüche verschwinden.
• Bessere Entscheidungen: Auswertungen und Kennzahlen basieren auf aktuellen Daten – nicht auf Bauchgefühl oder veralteten Listen.
• Kosten senken: Wenn Prozesse sauber laufen, reduzieren sich Korrekturen, Suchzeiten und unnötige Abstimmungen.
• Skalierbarkeit: Ein gutes ERP wächst mit – durch zusätzliche Nutzer, Module oder Schnittstellen, wenn das Unternehmen größer wird.

Wie unterscheiden sich ERP-Systeme?

ERP-Systeme unterscheiden sich vor allem darin, für wen sie gemacht sind und wie sie sich in den Unternehmensalltag einfügen. In der Praxis zeigt sich: Manche Anbieter fokussieren bewusst einzelne Branchen oder Prozessketten, während andere als Allrounder auftreten – beides kann passen, je nach Zielbild. Um herauszufinden, welches System am besten zu Ihrem Unternehmen passt, hilft es, diese Kriterien zu prüfen:

• Unternehmensgröße: Manche Lösungen sind auf kleine Teams ausgelegt, andere auf komplexere Strukturen oder Konzerne mit vielen Rollen, Freigaben und Standorten.
• Branchenfokus: Es gibt „Allrounder“ und Systeme, die gezielt auf bestimmte Branchenprozesse zugeschnitten sind (z. B. Handel, Dienstleistung, Produktion, Projektgeschäft).
• Bereitstellungsform: Cloud-ERP (SaaS), On-Premises oder Hybrid – das beeinflusst IT-Aufwand, Flexibilität, Updates und Kostenstruktur.
• Schnittstellen und Integrationen: Entscheidend ist, wie gut sich das ERP mit bestehenden Systemen verbindet (Shop, Versand, Zahlungsanbieter, DATEV, DMS, BI etc.).
• Lokalisierung: Steuerlogik, rechtliche Anforderungen und Standards (z. B. E-Rechnung) sowie Support/Partner im DACH-Raum können ein klarer Faktor sein.
• Lizenzmodell und Preis: Abo-Modelle, Kauf-/Wartungsmodelle oder modulare Tarife – wichtig ist, dass die Kosten zur Nutzung und zum Wachstum passen.

Was muss eine ERP-Software für KMU können?

Es braucht nicht zwingend ein überdimensioniertes System, sondern eine Lösung, die schnell Nutzen stiftet, im Alltag einfach funktioniert und mit den Anforderungen mitwächst. Wichtige Anforderungen sind:

1. Schneller Einstieg und klare Prozesse

Die wichtigsten Abläufe sollten schnell laufen – vom Angebot über den Auftrag bis zur Rechnung.

2. Einfache Bedienung

Das System muss intuitiv sein, damit neue Mitarbeitende ohne lange Schulungen produktiv werden und gerne mit dem System arbeiten.

3. Skalierbarkeit und Modularität

Es sollte mitwachsen und sich bei Bedarf um weitere Module und Nutzer erweitern lassen.

4. Anpassbarkeit

Workflows, Felder und Freigaben müssen sich an Ihre Arbeitsweise anpassen – nicht umgekehrt.

5. Schnittstellen und Integration

Gute Schnittstellen verhindern doppelte Datenpflege und verbinden ERP, Shop, Versand, Zahlungsanbieter und Steuerberatung.

6. Transparente Kosten

Die laufenden Kosten sollten planbar sein – inklusive Nutzer, Module, Support und Erweiterungen.

7. Support und Updates

Regelmäßige Updates und erreichbarer Support sind entscheidend, wenn sich Prozesse oder Vorgaben ändern.

Top‑10 ERP‑Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen im Vergleich

Im Folgenden stellen wir zehn verschiedene ERP-Systeme vor. Die Informationen basieren auf Herstellerangaben und enthalten unsere Einschätzung, inwiefern sie zu Teams bis 50 Mitarbeitenden passen.

Folgende 10 beste ERP-Systeme stellen wir vor

2. Xentral

Xentral ist ein cloudbasiertes ERP-System mit klarem Fokus auf Handels- und E-Commerce-Prozesse. Im Mittelpunkt steht das Order-to-Cash-Prinzip: vom Auftrag über Einkauf und Lager bis hin zu Versand und Abgleich – ohne klassische Enterprise-Komplexität. Besonders stark ist Xentral überall dort, wo viele Bestellungen, mehrere Verkaufskanäle und wiederkehrende Abläufe effizient gesteuert werden sollen.

4. Odoo

Odoo ist eine international verbreitete Open-Source-Plattform, die Unternehmenssoftware nach dem App-Prinzip bereitstellt. Einzelne Apps werden je nach Bedarf aktiviert und erweitert. Der Fokus liegt auf breit nutzbaren Standardprozessenund hoher Flexibilität – besonders stark im Online-/E-Commerce-Umfeld und bei Projektabläufen. Die große Modullandschaft ist zugleich Chance und Herausforderung, weil viele Erweiterungen über Drittanbieter-Apps kommen und die Qualität daher stark vom gewählten Setup abhängt.

6. SAP Business One

SAP Business One ist ein ERP für Unternehmen, die klassische ERP-Kernprozesse in einem stabilen Rahmen steuern möchten. Der Fokus liegt auf sauberer Standardlogik in Finanzen, Einkauf, Vertrieb und Warenwirtschaft – plus Erweiterbarkeit über Add-ons. Das SAP ERP eignet sich besonders, wenn Prozesse wachsen und mehr Struktur und Nachvollziehbarkeit im Tagesgeschäft gefragt sind.

8. Microsoft Dynamics 365 Business Central

Business Central ist ein ERP mit Fokus auf Finanzen, Warenwirtschaft und Prozessintegration – besonders spannend, wenn bereits Microsoft-Tools im Einsatz sind oder gerne genutzt werden. Die Lösung ist modular erweiterbar und lässt sich über ein großes Ökosystem an Apps und Schnittstellen anpassen. Wer ein ERP sucht, das mitwächst und sich gut in bestehende Softwarelandschaften einfügt, findet hier einen sehr flexiblen Ansatz.

10. OrgaMAX ERP

OrgaMax ERP setzt auf einen pragmatischen Ansatz für kaufmännische Abläufe: Angebote, Aufträge, Rechnungen und Kundenverwaltung stehen im Vordergrund. Das System eignet sich, wenn schnell Struktur in Büroprozesse kommen soll und der Fokus weniger auf tiefen Spezialprozessen, sondern auf einem verlässlichen kaufmännischen Kern liegt.

Auf einen Blick: die Besten 10 ERP-Systeme im Vergleich

Cloud oder on-premises?

Viele Unternehmen bis 50 Mitarbeitende stehen irgendwann vor derselben Frage: ERP in der Cloud nutzen oder lieber lokal betreiben? Beide Modelle funktionieren – sie passen nur zu unterschiedlichen Rahmenbedingungen. Cloud-ERP ist oft schneller startklar und reduziert den IT-Betriebsaufwand (z. B. Xentral, Haufe X360 oder Dynamics 365 Business Central als SaaS). On-premises bietet mehr Kontrolle über Betrieb, Datenhaltung und Update-Zeitpunkte (z. B. Sage 50 Connected oder orgaMAX). Einige Anbieter decken beides ab – etwa TOPIX (Cloud oder lokal) und Odoo (Cloud oder selbst gehostet). In der Praxis entscheidet vor allem: IT-Ressourcen, Datenschutz/Compliance, gewünschter Anpassungsgrad und Budget.

So finden Sie das passende ERP-System für Ihr Unternehmen

Ein ERP-System sollte nicht nach der längsten Feature-Liste ausgewählt werden, sondern danach, ob es zu Ihren Abläufen passt. Am schnellsten kommen Sie zu einer guten Entscheidung, wenn Sie vor dem Vergleich Klarheit schaffen: Welche Prozesse müssen sitzen, wo entstehen heute Reibungsverluste und was soll messbar besser werden? Dann können Sie gezielt einen ersten Vergleich anstellen und bewerten, welche Anbieter von ERP-Systemen wirklich passen, und einen Test aufsetzen.

Fazit

ERP-Systeme unterscheiden sich weniger in den Basisfunktionen, sondern vor allem im Fokus: Einige Lösungen sind klar auf E-Commerce und Logistik ausgelegt (z. B. Xentral oder OrgaMAX), andere spielen ihre Stärken in Fertigung und projektgetriebenen Abläufen aus (z. B. APplus oder Myfactory). Wer eine besonders offene und flexible Plattform sucht, findet mit Odoo eine modulare Lösung mit großer Bandbreite. Traditionelle Marktgrößen wie Sage, SAP Business One oder Microsoft Dynamics 365 Business Central punkten mit breitem Funktionsumfang und einem großen Partner-Ökosystem. TOPIX ist eine sehr gute Option, wenn ein integriertes All-in-one-System gesucht wird, das kaufmännische Kernprozesse sauber abbildet und sich modular erweitern lässt – mit dem Vorteil, dass Entwicklung, Einführung und Support aus einer Hand kommen.

Am Ende entscheidet nicht das Ranking, sondern die Passform zum eigenen Geschäftsmodell: Ein ERP für ein Handelsunternehmen hat andere Anforderungen als eines für Produktion oder Projektgeschäft. Deshalb lohnt sich ein kurzer Pilot mit echten Belegen und typischen Sonderfällen: So wird schnell sichtbar, ob Bedienlogik, Auswertungen, Schnittstellen und Support im Alltag wirklich tragen – und ob das System langfristig mitwachsen kann.

Wenn Sie vor der Auswahl erst einmal Klarheit über Anforderungen, Prozesse und Prioritäten schaffen möchten, unterstützen wir gerne mit einem Potenzial- & Prozessanalyse-Workshop – als Grundlage für ein strukturierte ERP-Projekt und eine fundierte Entscheidung. Sprechen Sie uns jederzeit unverbindlich an.